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As 5 vantagens mais importantes de utilizar um sistema de gestão ERP

 

Um sistema de gestão faz toda a diferença para o sucesso de uma organização.

Isso porque a medida que os negócios vão acontecendo e o volume de informações aumenta, a necessidade de um controle adequado desses dados é fundamental.

No começo da operação de uma empresa, é comum que a gestão seja feita em uma planilha.

Mas, com o volume de informações crescente e necessidade de gestão, as planilhas se tornam custosas.

Elas não conseguem fazer atualizações de forma automática e impossibilitam uma visão geral da gestão do negócio, o que acaba atrapalhando nas decisões.

Nesse post, vamos apresentar as 5 vantagens mais importantes de utilizar um sistema de gestão. Continue lendo e confira!

 

O que é ERP?

O sistema de gestão também é conhecido como ERP, que vem do inglês Enterprise Resource Planning.

Essa sigla, em português, significa Planejamento de Recursos Empresariais.

Esse sistema é constituído de diferentes módulos de gestão que são integrados e que controlam e apresentam as informações de todos os processos empresariais de um negócio, independente do segmento em que atue.

Um ERP, normalmente, é composto dos seguintes módulos:

  • Suprimentos;
  • Financeiro;
  • Vendas;
  • Faturamento;
  • Contabilidade;
  • Custos;
  • Crédito e Cobrança;
  • Recursos Humanos;
  • Qualidade;
  • Planejamento e controle de produção.

Os módulos mudam de acordo com o segmento e necessidade da empresa, mas, de uma forma geral, todos os processos que ocorrem na organização são atendidos pelo sistema de gestão.

 

As vantagens de utilizar um sistema de gestão

A organização dos dados e obtenção de informações é o grande objetivo na implantação de um ERP.

Com isso, se obtém inúmeras vantagens, as mais importantes são:

 

1 – Integração de todas as áreas da empresa

O sistema de gestão faz com que, a partir do lançamento de uma informação, todos os departamentos sejam movimentados devidamente.

Além disso, todos os interessados, com permissão, podem acessar a informação.

Como exemplo: quando acontece uma entrada de mercadorias na área de recebimento, o sistema é alimentado com as informações daquela ação e, no mesmo momento em que está sendo digitada ou transmitida, acontecem as seguintes atualizações:

  • O controle de estoque tem a entrada dos produtos recebidos;
  • A área de Compras tem a baixa do pedido pendente;
  • A área de Custos tem atualizado os novos valores para validação dos preços;
  • A área de Contas a Pagar recebe o compromisso de pagamento da nota fiscal;
  • A área de Vendas recebe a informação que os produtos chegaram;
  • A área de Faturamento libera os pedidos que estavam aguardando a chegada dos produtos para a emissão da nota fiscal.

Em resumo, uma única operação movimenta toda a empresa de forma automática e instantânea.

 

2 – Apoio a tomada de decisão

Usando ainda o mesmo exemplo, o sistema de gestão permite que diretores e responsáveis pelos diversos departamentos da empresa, possam tomar decisões importantes, amparados por informações seguras e corretas.

Basta o acesso ao sistema e obtém-se a situação do fluxo de caixa, a quantidade de material em estoque, a programação de faturamento para os próximos dias e, assim, define-se com segurança o aumento ou diminuição da linha de produção, a suspensão ou liberação de vendas, etc.

 

3 – Diminuição sensível dos erros e retrabalhos

Como a informação é digitada ou transmitida via um coletor de dados, a partir do seu local de origem, não existem os controles paralelos, onde cada setor tem um dado diferente sobre um mesmo assunto.

Com isso, toda a empresa tem apenas uma única fonte de informação e todos trabalham de forma integrada, diminuindo erros e, principalmente, evitando horas de análise para conseguir-se chegar a um número final sobre algum assunto.

Os erros nos cálculos para o fechamento de um pedido também não ocorrem, pois, o próprio sistema o faz, não existe a possibilidade de troca de endereço de entrega.

Além disso, eliminam-se os enganos que são comuns às pessoas em função do volume de trabalho.

 

4 – Redução de custos

O sistema diminui consideravelmente o número de pessoas envolvidas com os controles, uma vez que ele, por si só, o faz, de forma instantânea e sem erros.

O sistema de gestão também otimiza processos, apresenta previsões e elabora dados estatísticos que evitam trabalhos desnecessários.

Também são evitados, a partir do ERP, a falta de produtos, bem como estoques exagerados de mercadorias que não giram.

Portanto, o sistema ajuda diretamente na redução de custos.

 

5 – Aumento da lucratividade

Com informações disponíveis a todo tempo, e atualizadas a cada movimentação, o lucro também aumenta, uma vez que consegue-se prever possíveis problemas, evitando-os e melhorando os resultados da operação.

Também é possível monitorar em tempo real as vendas e tomar decisões com relação à mudanças de preços, posicionamento dos produtos na loja e promoções relâmpagos, sempre visando o aumento da lucratividade.

Com as informações do ERP, localizam-se facilmente produtos que não giram, setores ou segmentos que geram mais receita e pode-se tomar decisões importantes e estratégicas sobre cada área avaliada.

As empresas que adotam um sistema de gestão têm maior facilidade ainda na organização dos seus processos, percebem rapidamente caminhos mal traçados ou decisões equivocadas e melhoram seus resultados a partir de informações corretas e seguras.

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